집에서 일하다 보면 프린터가 없거나, 있어도 스캐너 기능이 없는 경우가 많습니다. 그렇다고 서명이 필요한 서류나 인쇄물을 다루는 일이 줄어드는 것은 아닙니다. 스마트폰 카메라와 OCR만으로도 상당 부분의 문서 관리를 종이 없이 처리할 수 있습니다.
계약서, 급여명세서, 각종 확인서처럼 나중에 내용을 검색하거나 참고할 일이 많은 문서부터 시작하는 것을 추천합니다. 처음부터 모든 문서를 디지털화하려 하면 부담이 크니, 매주 새로 받는 문서만이라도 그때그때 처리하는 것으로 시작해보세요.
1. 문서를 받으면 바로 스마트폰으로 촬영합니다.
2. JPG2TEXT로 텍스트를 추출해 내용을 확인합니다.
3. 원본 이미지와 추출한 텍스트를 문서 종류별 폴더(클라우드 드라이브 등)에 함께 저장합니다.
4. 실물 원본은 별도로 보관하거나, 법적으로 문제없는 문서라면 스캔 후 정리하여 폐기합니다.
이미지 파일만 저장해두면 나중에 특정 문서를 찾으려 할 때 파일을 하나하나 열어봐야 합니다. 텍스트로도 함께 남겨두면, 문서 이름이나 날짜가 기억나지 않아도 키워드 검색으로 원하는 자료를 빠르게 찾을 수 있습니다.
서명이 필요한 원본이나 법적 효력이 중요한 문서는 실물 보관 규정을 반드시 따르고, 디지털화는 어디까지나 참고·검색 목적의 보조 수단으로 활용해야 합니다. 회사 정책상 특정 문서의 파기가 제한되어 있다면 해당 규정도 함께 확인해주세요.
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